Comment préparer un atelier thématique en entreprise ? 9 étapes
Rédigé le 13-03-2023
Clarifier l’objectif de l’atelier thématique
Un atelier thématique est une séance de travail destinée aux professionnels qui souhaitent travailler sur un ou plusieurs thèmes précis. C’est l’occasion pour les employés d’acquérir des compétences qu’ils peuvent immédiatement mettre en œuvre sur leur lieu de travail.
En entreprise, les ateliers thématiques sont aussi un bon moyen de créer des ponts entre les projets. Cela vous permet de partager des informations sur un thème commun plutôt que de vous concentrer sur un projet unique.
Vous vous demandez comment préparer un atelier thématique sur un sujet pertinent ? Commencez par clarifier votre objectif.
Il peut s’agir de :
- Faire du team building avec une équipe nouvellement constituée
- Améliorer les procédures d'embauche de votre entreprise
- Enseigner aux managers à être de meilleurs organisateurs, etc.
Vous voulez des idées concrètes ? Alors, voici quelques exemples d'ateliers thématiques qui pourraient convenir aux valeurs de votre entreprise.
Un atelier Gestion de conflits professionnels pour un lieu de travail plus sain
Vous pouvez profiter de cette occasion pour en savoir plus sur les sentiments de vos employés et sur la façon dont ils gèrent les conflits au travail.
L'atelier comprendra des sujets comme :
- Les différents types de conflits au travail
- Comment gérer un conflit avec son collègue
- Les compétences nécessaires pour gérer les conflits en entreprise, etc.
Cette idée d'atelier thématique vous intéresse ? Vous allez trouver quelques idées intéressantes dans ce contenu qui explique comment gérer les conflits professionnels avec élégance.
Un atelier Partage pour favoriser la coopération entre les équipes
Cet atelier sur le thème du partage peut être utile pour les employés qui souhaitent en savoir plus
sur le travail de leurs collègues. Il suffit de prévoir une heure par mois.
Les employés peuvent partager un projet important sur lequel ils travaillent seuls ou en groupe. Le reste de l'équipe peut alors fournir des critiques utiles et de nouvelles suggestions.
Un séminaire de formation Autodéfense pour montrer aux travailleurs que leur bien-être compte
Voici un bon exemple d’atelier thématique non lié au travail. Ce type de séminaire peut être particulièrement bénéfique si vos employés se rendent souvent à leur véhicule la nuit ou seuls.
Pour ce workshop, assurez-vous de choisir un formateur expérimenté qui a fait ses preuves.
Un atelier Pleine Conscience pour aider à renforcer la satisfaction au travail
Cette idée d’atelier est un bon moyen de fournir aux employés les outils nécessaires pour
exploiter les effets positifs de la pleine conscience en milieu de travail.
Vous avez notamment le choix entre :
- Méditation guidée axée sur l'efficacité
- Yoga pour soulager le stress
- Cours d'éveil et de relaxation
- Conseils pour concilier travail et vie privée.
Un workshop Littératie financière pour aider les employés à prendre des décisions judicieuses
Saviez-vous que les entreprises qui offrent une éducation financière connaissent une amélioration sur leur lieu de travail ? Les effets se font notamment ressentir au niveau de la productivité, du moral des employés et de leur loyauté.
Si vous ignorez comme préparer un atelier thématique sur le sujet de la finance, voici quelques points que vous pouvez couvrir :
- Suivi financier : Comment budgétiser et établir des objectifs ?
- Investissement intelligent : Quand et où investir pour optimiser ses rendements ?
- Cartes de crédit : Meilleures stratégies pour conserver un bon crédit et détails sur les récompenses des cartes de crédit.
- Plans retraite : Conseils de préparation, contribution de l'entreprise, options de compte, avantages et inconvénients.
Identifier les participants pour organiser un atelier de travail pertinent
Pour bien préparer un atelier thématique, vous devez déterminer le public cible. Comprendre sa composition et sa localisation vous aidera à adapter le contenu, le format et la logistique.
Il faut faire une liste précise des participants, tout en laissant quelques ouvertures pour les ajouts de dernière minute.
Considérez les caractéristiques des participants
Au moment de définir le public cible, tenez aussi compte de facteurs comme le :
- Poste
- Niveau d'expérience sur le thème traité
- Service.
Par exemple, si l'atelier sur la littératie financière inclut les employés qui ne sont pas du service financier, le contenu doit être moins technique et se concentrer sur les bases du sujet.
Tandis qu'un atelier de travail sur la planification stratégique destiné aux cadres supérieurs doit être plus avancé.
Déterminez le nombre de participants selon votre objectif
Savoir qui participera à votre séance de travail est directement lié à votre objectif.
Par exemple, si le but de votre atelier thématique est de développer une solution détaillée à un problème, il faudra au maximum 10 participants clés.
Votre objectif est plutôt centré sur l'éducation ? Alors, vous pourriez envisager un public beaucoup plus grand, et le diviser en petits groupes pour la discussion.
Sélectionner le bon lieu pour l’atelier de travail
Le lieu idéal pour organiser une session de formation à thème doit être adapté à son objectif.
Pour votre atelier sur la Pleine Conscience, vous pouvez par exemple opter pour un cadre verdoyant. Vous serez d'ailleurs impressionné par tous les bienfaits d’organiser un séminaire au vert.
Voici une checklist pour sélectionner la localisation idéale pour un workshop thématique :
1. L’emplacement doit être facile d’accès et de préférence proche de votre siège social
2. Le tarif de lieu doit rentrer dans votre budget
3. Il faut qu’il y ait toutes les installations nécessaires à la réussite de l’événement
4. La taille de l'espace de formation doit convenir au nombre de participants, ainsi que à l'activité prévue
5. Le site doit avoir son propre parking, gratuit ou à proximité d'une gare
6. Le cadre doit être adapté à tous, y compris les personnes en fauteuil roulant
7. Ce serait bien d’avoir un espace de détente confortable où les employés peuvent se rendre pendant leurs pauses
8. Vous devez pouvoir gérer le repas pour votre journée de formation, c’est la preuve que vous vous souciez de vos invités.
A propos de restauration, voici un contenu intéressant si vous vous demandez quel plat choisir pour un séminaire.
Constituer une équipe d’organisation et un budget pour l’atelier
Vous ne savez pas comment préparer un atelier thématique d’envergure ? Alors, pensez à constituer une équipe, cela peut aider à alléger l'ascenseur.
Même si votre atelier est réservé aux employés, n’hésitez pas à chercher des volontaires parmi vos collègues, amis ou conférenciers.
La première étape serait de demander aux parties prenantes ce qu'elles seraient prêtes à apporter.
Vous pouvez planifier une réunion hebdomadaire et estimez le temps dont vous aurez besoin pour discuter avec chaque participant.
Il faut ensuite établir une feuille de calcul qui répertorie tous les éléments nécessaires pour l'atelier. Cela va de la location de la salle aux publicités numériques en passant par la rémunération des formateurs.
Il s’agit d'un événement d’entreprise à but lucratif ? Alors calculez vos revenus éventuels et vérifiez si le coût de l'organisation de l'atelier est logique avec le prix d’entrée fixé.
Déterminer le format et le contenu tout en restant pertinent
Cette étape consiste essentiellement à :
- Déterminer les sujets à couvrir
- Sélectionner les animateurs
- Décider de la logistique de l'événement.
Si cela vous intéresse, voici comment organiser la logistique d’un séminaire à Paris depuis la province.
Le choix des animateurs mérite une attention particulière
Concernant le choix des animateurs, misez sur des personnes bien informées et expérimentées dans les sujets à couvrir.
Il faut aussi qu’elles soient en mesure de :
- Engager et inspirer le public
- Présenter les informations de manière interactive
- Répondre aux questions à la volée
- Faciliter les discussions.
Souvenez-vous que les participants à votre atelier sont des professionnels qui veulent approfondir leurs connaissances et explorer de nouvelles idées.
De ce fait, si l’animateur sort du sujet ou donne des informations inutiles, voire fausses, cela va à coup sûr contrarier les gens.
Autres conseils axés sur les besoins des participants
Vous ignorez comment préparer un atelier de travail pertinent et axé sur les besoins des participants ?
Voici d’autres conseils pratiques :
- Assurez-vous que l’atelier thématique soit court, vif et rapide : les gens sont plus efficaces, créatifs et dynamiques sur de courtes périodes.
- Considérez les différentes méthodes d’apprentissage : il faut inclure à la fois des discussions de groupe, présentations individuelles, jeux et activités kinesthésiques, contenu audiovisuel, etc.
- Prévoyez des récompenses : un simple certificat à la fin de l'atelier, que le participant peut inclure sur le CV ou son dossier, peut faire toute la différence.
Trouver des idées pour préparer un atelier thématique engageant
Les personnes qui ignorent comment organiser un workshop engageant devraient prendre le temps de réfléchir aux activités et aux jeux. Chaque grand atelier de travail thématique a besoin de divertissement pour faire bouger les choses.
Vous pouvez choisir des idées simples ou complexes, qui durent quelques minutes ou beaucoup plus, impliquent des individus ou l'ensemble du groupe, etc.
Le plus important c’est qu'ils brisent efficacement la glace et facilitent la réflexion ouverte, ainsi que le partage d'idées. Par ailleurs, veillez à ce que vos activités soient adaptées à la taille du groupe.
Voici d’autres idées pour rendre votre atelier d'entreprise mémorable :
- Donnez aux participants une chance de parler : vous pouvez par exemple vous assurer que chaque activité est complétée par une discussion finale.
- Vérifiez que les conditions de la pièce sont favorables : selon la nature de votre atelier, vous devez visiter le site une ou deux fois pour vérifier des éléments comme les plans de salle et la qualité de l’équipement informatique.
- Soyez professionnel, mais essayez de vous amuser : les participants auront une expérience agréable, s'il y a des moments de rires.
Établir un ordre du jour pour le séminaire de formation professionnel
Maintenant que vous connaissez votre objectif et le contenu à fournir, vous pouvez commencer à élaborer un plan détaillé de la façon dont se passera l'atelier.
Lorsque vous établissez l'ordre du jour, commencez par présenter :
- Ce qu'est ce workshop
- Qui sont les conférenciers
- En quoi consiste l'atelier.
Assurez-vous d'inclure une conférence principale, ainsi qu’une session en petits groupes. Cela encourage les participants à interagir entre eux.
Il faut également une réflexion finale ou des questions-réponses pour clôturer l'événement professionnel.
Au moment de planifier les activités, gardez à l’esprit que les meilleurs ateliers thématiques commencent par un brise-glace lié au sujet principal.
N’hésitez pas à prendre vos idées de teambuilding préférées et à y mettre votre touche personnelle.
Développer un plan de suivi pour évaluer les résultats de l'atelier
La seule façon de savoir si les employés ont apprécié votre atelier thématique consiste à mettre en place un bon plan de suivi.
C’est bien plus simple qu’il n’y paraît. Vous pouvez par exemple créer un questionnaire et le remettre à tous les participants à la fin de l'événement.
Offrez-leur de nombreuses occasions de partager leurs opinions sur la façon dont la séance de travail s'est passée.
Vous trouvez cela un peu effrayant ? Et bien, c'est la seule façon d'apprendre et de vous améliorer pour la prochaine fois.
Par ailleurs, le fait de pouvoir mesurer l’efficacité d’un workshop est essentiel pour encourager l’entreprise à investir.
Cela montre également aux employés que le travail réalisé lors des ateliers est bénéfique et les encourage à assister.
Faire la promotion de l’événement pour un taux de participation optimal
Même si l'atelier thématique est destiné à votre entreprise, vous devez vous assurer que les employés concernés soient informés de l’événement.
Voici quelques stratégies qui méritent le détour pour promouvoir l'atelier au sein de votre organisation :
- Utilisez les canaux de communication internes (e-mails, intranet ou applications de messagerie professionnelle) pour atteindre tous les employés.
- Encouragez les employés à parler de l'atelier à leurs collègues, en offrant quelques incitatifs au besoin.
- Impliquez les employés dans le processus de planification pour créer un sentiment d'enthousiasme et d'engagement autour de l'atelier.
- Ajoutez l'atelier au programme de formation interne pour accroître la participation.
- Intégrez le workshop dans le cadre d'un événement ou d'une conférence à l'échelle de l'entreprise pour augmenter la visibilité.
Vous savez maintenant comment préparer un atelier thématique en entreprise
A présent, vous savez comment organiser un atelier de formation ou de travail sur un thème précis.
Avant le jour de la rencontre, pensez à vous rassembler avec votre équipe pour passer en revue les responsabilités de chacun, ainsi que le planning.
Voici une check list pour vérifier que vous avez abordé les étapes essentielles :
1. Objectifs de travail clairs
2. Liste des participants établie
3. Check-up du lieu de rencontre
4. Équipe prête et budget respectée
5. Formats et contenus pertinents
6. Idées d’activités engageantes
7. Ordre du jour établi
8. Plan de suivi élaboré
9. Actions de communication mises en place.
